Comment organiser un évènement sportif

La conception d’un événement sportif

1. Rationaliser l’événementiel sportif :[/b] schéma général d’organisation et de gestiond’un événement sportif D’une manière générale, Alain Loret ¹ définit le management du comme « un processus d’organisation rationnel des ressources à mobiliser pour atteindre des objectifs » . Un événement, quel qu’il soit, peut donc être rationalisé afin de le rendre plus efficient. Il est le support d’unestratégie d’action qui doit mettre en oeuvre une méthodologie précise.Ainsi, après avoir défini les objectifs et les enjeux du secteur, une priseen compte de toutes les composantes de l’événement sportif et de sonorganisation permet de cadrer et de planifier les différentes étapes du processus de réalisation mais aussi d’anticiper, chaque fois que cela estpossible, les problèmes qui ne manquent pas de se poser. Les étapes étayées, classifiées, précisées constituent à la fois un support et une aide afin de rendre le travail plus efficace et fiable².
L’organisation d’un événement sportif peut se définir comme un projet,c'est-à-dire« un objectif à réaliser, par des acteurs, dans un contexte pré-cis, dans un délai donné, avec des moyens définis, nécessitant l’utilisation
d’une démarche et d’outils appropriés »¹.Quatre grandes étapes chronologiques sont déterminées :
·La conception :
il est préférable d’innover. Même si ce n’est pas la première édition, des améliorations paraissent toujours nécessaires. En outre, l’offre doit se démarquer de l’offre ambiante, se positionner et se construire sur l’idée directrice. La stratégie marketing s’élabore grâce à une double analyse public/concurrence. Vient ensuite l’examen de l’aspect financier et l’évaluation des possibilités, puis la mise en place d’un groupe de pilotage.
·Les grandes fonctions préparatoires :
elles divergent d’un événement à l’autre. Dans le modèle présenté, elles sont au nombre de six :
– l’administratif et financier ;
– le législatif et sécuritaire ;
– la communication et les médias ;
– le commercial et le sponsoring ;
– la logistique ;
– le sportif.
Ces grandes fonctions régissent l’ensemble de l’organisation. Il faut les coordonner entre elles afin de rendre le système cohérent. Cette phase détermine ce qui va se passer le « jour J » et surtout comment cela va se dérouler.
·Le déroulement :
même si la phase précédente a été minutieuse, l’incertitude zéro n’existe pas. Cette étape nécessite un état de veille constant et de nombreux impératifs sont à respecter pour faire face le plus rapidement aux impondérables. La mise en place de postes « ressources » participe à une gestion in situ efficace (accueil du public, des médias, des partenaires, des organisateurs, poste de sécurité, régie spectacle, maintenance technique, direction sportive…).
·La phase post-événement :
elle permet d’établir une évaluation financière, organisationnelle, politique, ainsi qu’en terme d’impact, de communication et de satisfaction de l’ensemble des personnes présentes. Elle fixe les perspectives d’avenir et constitue un outil essentiel pour la pérennisation de l’événement.

1. Op. cit.
2. DEREYKE, R., « Le management participatif d’un événement sportif »,inG. LACROIX et A.-M. WASER,Le management du ,
Éditions d’Organisation,Paris, 1999.

1. MADERS, H.-P., CLET, E.,Comment manager un projet ?, Éditions d’Organisation,Paris, 2002.

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CONCEPTION

LES GRANDES FONCTIONS PRÉPARATOIRES

ADMINISTRATIF · Secrétariat · Comptabilité · Billetterie

LÉGISLATIF ET SÉCURITAIRE · Autorisations · Service d’ordre · Commission de sécurité

COMMUNICATION ET MÉDIAS · Plan de communication · Conception

COMMERCIAL ET SPONSORING · Conseil en sponsoring sportif · Offre commerciale · Recherche de partenaires

LOGISTIQUE · Organiser l’espace · Mise en place des infrastructures · Contrats prestataires

SPORTIF · Gestion des concurrents · Gestion de l’épreuve

DEROULEMENT

BILAN

UNE LOGIQUE PERENNISANTE

· Organisationnel · Commercial

· Financier · Communication

· Public · Politique

· Sportif

2. La stratégie marketing
L’étape de conception et de création d’une stratégie marketing reste capitale car elle donne à la manifestation sa pertinence, son dynamisme, son originalité et lui assure ainsi son succès présent et futur sous condition d’une gestion efficace. Elle est fortement dépendante des ressources et des moyens dont dispose l’organisation. Cette phase est donc
intimement liée à l’étape suivante d’évaluation des possibilités et d’élaboration des budgets prévisionnels. Elle se réfère toujours au bilan de l’édition précédente.
Données générales
1) La segmentation.
Dans un monde idéal, une organisation devrait concevoir un produit pour satisfaire les besoins de chacun de ses clients.
Segmenter un marché signifie développer un produit, déterminer son prix et communiquer ses bénéfices aux consommateurs ciblés parmi l’ensemble des consommateurs. Chaque événement est particulier et
suppose un ciblage très précis. Ces cibles sont considérées comme un groupe relativement homogène quant à leurs comportements et leurs besoins vis-à-vis de l’événement. Ils doivent donc être accessibles par la
même approche marketing. Ils sont, lors d’un événement sportif, les pratiquants, amateurs et passionnés de l’activité.
2) Le positionnement
signifie créer et apprivoiser, dans l’esprit du client, une image unique de l’événement en comparaison aux produits
concurrentiels. Pour cela, il faut avoir une connaissance approfondie de ce que le client (spectateur ou annonceur) désire et valorise ainsi qu’une bonne évaluation des événements compétitifs pour le satisfaire et lui livrer la valeur attendue (d’où, la double analyse public/concurrence qui suivra). Le positionnement sert à rendre l’événement sportif plus
attirant, par le prix, l’accessibilité, la présentation visuelle, l’utilité réelle.
3) L’innovation
est capitale aujourd’hui pour toute entreprise. Il faut même innover pour exister, et ce, quels que soient les produits ou prestations proposés. Le marché de l’événementiel n’échappe pas à cette règle, il devient de plus en plus concurrentiel, les événements sont deplus en plus nombreux et le consommateur recherche qualité et nouveauté.
La démarche consiste donc à marquer une rupture dans le double objectif de satisfaire au mieux de nouvelles attentes du public et de se démarquer de la concurrence. Innovation et créativité doivent être stimulées et constituer un état d’esprit permanent dans l’organisation d’un événement sportif. L’innovation est à la fois un résultat et un processus c’est-à-dire, qu’elle concerne toutes les étapes qui partent de la gestation de l’idée puis toutes les étapes qui vont de la conception à la commercialisation. Elle concerne tous les paramètres qui concourent au développement et au succès de la nouveauté sur le marché. Si l’événement n’est pas nouveau, ce sont des innovations « d’amélioration », « mineures » qui cherchent à améliorer les caractéristiques de l’événement sans en modifier fondamentalement la structure et les usages, ou
encore des innovations « incrémentales », graduelles », de « perfectionnement » qui apportent une plus-value par adjonction d’une ou plusieurs caractéristiques nouvelles : modalités de compétition, animations
1. L’événementiel, c’est « l’art de créer, d’innover pour que s’expriment la force et la beauté du mouvement. » (Comité d’organisation des Jeux olympiques d’Atlanta, 1996)